Controlli a distanza e decreto Trasparenza: quali obblighi informativi scattano per il datore di lavoro

Dal 13 agosto 2022 chi assume un dipendente in Italia deve dirgli, prima del primo giorno di lavoro, molto più di quanto prevedeva la vecchia lettera di assunzione. Lo stabilisce il decreto legislativo 27 giugno 2022, n. 104, noto come decreto Trasparenza, che attua la direttiva Ue 2019/1152 del 20 giugno 2019 sulle condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili. Tra le novità, quella che riguarda i controlli a distanza è tra le più delicate.

Il decreto ha riscritto il decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 152. Ha ritoccato l'articolo 1, che fissa le informazioni minime da consegnare con la lettera di assunzione o con la comunicazione di instaurazione del rapporto. Ha poi aggiunto un articolo 1-bis, che pone obblighi ulteriori quando il datore usa sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.

Il ministero del Lavoro ha chiarito i confini nella circolare n. 19 del 20 settembre 2022. L'informativa scatta se i sistemi servono a un procedimento decisionale capace di incidere sul rapporto di lavoro, oppure se incidono su sorveglianza, valutazione, prestazioni e adempimento degli obblighi contrattuali. Gli esempi citati dalla circolare sono tablet, dispositivi digitali e wearables, gps e geolocalizzatori, riconoscimento facciale, sistemi di rating e ranking. L'obbligo vale anche per i sistemi integrati negli strumenti con cui il lavoratore svolge la prestazione, se hanno quelle caratteristiche e funzioni.

Questi strumenti restavano già soggetti allo Statuto dei lavoratori (legge 300 del 1970) e alla normativa privacy. Per l'articolo 4, comma 2, dello Statuto, pc, tablet, cellulari e strumenti di registrazione di accessi e presenze possono essere usati dal datore per ricavare dati sull'attività dei dipendenti, a tre condizioni: adeguata informazione sulle modalità d'uso e sui controlli, rispetto della privacy, e nessuna modifica dello strumento finalizzata a controllare il lavoratore. Il decreto Trasparenza si somma a queste regole.

Con l'articolo 1-bis, prima dell'inizio dell'attività il datore deve comunicare, oltre alle informazioni minime, sei elementi: gli aspetti del rapporto su cui incide il sistema; scopi e finalità; logica e funzionamento; categorie di dati e parametri principali per programmarlo o addestrarlo, inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni; misure di controllo sulle decisioni automatizzate, eventuali processi di correzione e responsabile del sistema di gestione della qualità; livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza, con le metriche usate e i possibili impatti discriminatori.

Il lavoratore, direttamente o tramite le rappresentanze sindacali aziendali o territoriali, può accedere ai dati e chiedere ulteriori informazioni. Il datore deve trasmettere i dati richiesti e rispondere per iscritto entro trenta giorni. Deve inoltre fare un'analisi dei rischi e una valutazione d'impatto sui trattamenti, consultando in via preventiva il Garante per la protezione dei dati personali quando ricorrono i presupposti dell'articolo 36 del Regolamento Ue 2016/679.

Ogni modifica che incida sulle informazioni date o cambi le condizioni di svolgimento del lavoro va comunicata per iscritto almeno 24 ore prima. Le informazioni passano per il contratto individuale scritto o per copia della comunicazione di instaurazione del rapporto, in formato trasparente, strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. La stessa comunicazione va alle rappresentanze sindacali aziendali o alla rsu e, in loro assenza, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative a livello nazionale.

Da osservare ora è come le aziende adegueranno contratti e informative, e come risponderanno alle richieste dei lavoratori nel termine dei trenta giorni.