Hotmail e Outlook bloccano la posta anche con la casella libera: colpa del contatore cloud da 5 GB

Un amico ti scrive e il suo messaggio gli torna indietro con un avviso di mancato recapito. Apri la tua casella Hotmail o Outlook, controlli lo spazio e trovi parecchi gigabyte liberi. Eppure la posta non entra più. La spiegazione sta in un secondo contatore, quello dello spazio cloud, che quasi nessuno guarda e che si riempie anche senza toccare le email.

Un account Microsoft gratuito non ha uno spazio unico, ma due quote separate: 15 GB per la casella di Outlook.com e 5 GB di spazio cloud. Questi ultimi sono condivisi fra i file e le foto di OneDrive, gli allegati delle email e le app di Microsoft 365. Basta che una delle due quote sia superata perché Outlook.com smetta di inviare e ricevere, e i messaggi in arrivo vengono rispediti al mittente anche con la casella mezza vuota.

La svolta risale al 1° febbraio 2023. Da quella data gli allegati di Outlook.com non pesano più sullo spazio della posta ma sui 5 GB del cloud: un messaggio con un PDF da 3 MB consuma quindi la quota cloud, non quella della casella. Il secondo colpevole è il telefono. L'app OneDrive, su iPhone come su Android, può caricare in automatico il rullino nel cloud, e qualche mese di foto e video bastano a esaurire i 5 GB senza aver mai aperto la posta.

Quando lo spazio cloud resta pieno, Microsoft applica un calendario preciso, che parte dal giorno del superamento della quota e non dal primo avviso letto. Subito OneDrive passa in sola lettura: i file restano, ma non si può caricare, modificare né sincronizzare nulla, e il backup del rullino si ferma. Dopo tre mesi l'account viene bloccato e non si accede più finché la situazione non è sistemata. Dopo sei mesi i contenuti possono essere cancellati, e a quel punto non sono più recuperabili. Il conto alla rovescia scorre anche se non si apre mai OneDrive: chi usa solo la posta spesso se ne accorge quando un contatto segnala le email respinte, a calendario già avviato.

Gli altri due servizi gratuiti più diffusi seguono logiche diverse, secondo le pagine di assistenza rilevate a settembre 2026. Con Google il contatore è uno solo: Gmail, Drive e Foto attingono allo stesso spazio, quindi una casella che dice di essere piena lo è davvero. Con Dropbox, quando si arriva alla cancellazione, spariscono prima i file modificati meno di recente e solo quelli di cui si è proprietari: i file scaricati sul computer restano, quelli disponibili solo online possono andare persi. Dropbox cita anche situazioni che fanno sforare senza accorgersene: il ritorno al piano gratuito dopo un abbonamento, la fine di una prova, lo scioglimento di un team o una cartella condivisa a cui ci si è uniti.

Certe scorciatoie peggiorano le cose. Aprire un secondo account per avere altri 5 GB moltiplica contatori, calendari di blocco e avvisi, che a volte finiscono su indirizzi che non si controllano più. Importare Google Drive o Dropbox dentro OneDrive può riempire da solo i 5 GB e bloccare la ricezione delle email, perché l'importazione copia i file senza cancellare gli originali, mentre posta, contatti e calendari Google non vengono trasferiti. E salvare gli allegati in OneDrive per alleggerire la posta non serve: dal 2023 pesano già sul cloud.

Il primo gesto è leggere entrambi i contatori. Lo spazio cloud si vede nella pagina Archiviazione dell'account Microsoft; quello della casella in Outlook.com, da Impostazioni, poi Account, poi Archiviazione. Lo strumento Pulisci di Outlook.com elimina in un colpo tutti i messaggi di un mittente, tiene solo il più recente o cancella quelli più vecchi di 10 giorni; poi va svuotata la cartella Posta eliminata, altrimenti non si recupera nulla. Si parte da foto e video del telefono, che occupano più spazio: vanno copiati prima su un computer o un disco esterno, idealmente in tre copie su supporti diversi, e il caricamento automatico del rullino si disattiva dalle impostazioni dell'app OneDrive.

Se la pulizia non basta, Microsoft 365 Basic porta cloud e casella a 100 GB, e l'abbonamento annuale costa meno di dodici mesi pagati uno alla volta. Un caso a parte riguarda chi ha aperto un indirizzo Outlook dopo aver lasciato la casella del proprio operatore, come Alice Mail di TIM o Fastmail di Fastweb: con anni di messaggi e allegati importati, i due contatori vanno tenuti d'occhio fin dal primo giorno.