Fattura elettronica: obblighi, eccezioni e tipologie per compilarla senza errori

Per chi apre una partita Iva, il primo gesto è quasi sempre lo stesso: compilare un file .xml e mandarlo al Sistema di Interscambio, lo SdI. L'obbligo della fattura elettronica vale dal 2019 per professionisti e imprenditori. Dal 1° gennaio 2024 riguarda anche i contribuenti forfettari. Oggi tutte le partite Iva sono tenute a emettere in formato elettronico, a prescindere dall'ammontare dei ricavi, e un documento che non rispetta la regola è nullo.

Le eccezioni sono due. La prima riguarda le prestazioni sanitarie rese a consumatori privati, per esempio quelle di medici e fisioterapisti. In questo caso la fattura elettronica è vietata, per proteggere la privacy dei dati inviati al Sistema Tessera Sanitaria. Il professionista emette un documento cartaceo o tradizionale e trasmette i dati della spesa al Sistema Tessera Sanitaria, così il Fisco può inserirla nel 730 precompilato del cittadino. La seconda eccezione riguarda i soggetti in regime speciale agricolo con un volume d'affari non superiore a 7.000 euro, che sono esonerati.

La fattura elettronica è un documento digitale in formato .xml, emesso e trasmesso con sistemi informatici. Autenticità e integrità sono garantite dalla firma elettronica di chi la emette e dal passaggio attraverso lo SdI, che controlla anche il documento. Per adeguarsi, imprese e professionisti usano software a pagamento, utili anche per ricevere e conservare le fatture. Fatture in Cloud mette a disposizione una guida di base e offre ai forfettari la Licenza Standard a metà prezzo.

Il percorso ha cinque tappe. Si compila il documento con i dati di chi emette e dell'intestatario, il Codice Destinatario, la descrizione del prodotto o servizio e l'importo. Poi il sistema applica firma digitale e marca temporale, che attestano l'assenza di manomissioni. La fattura viene inviata tramite lo SdI, che funziona nei due sensi, per l'invio e per la ricezione. Il mittente riceve quindi notifiche su recapito, lettura ed eventuali errori di consegna. Infine c'è la conservazione: per legge le fatture elettroniche vanno archiviate digitalmente per almeno 10 anni.

Le tipologie sono numerose. La pro-forma, detta anche avviso di parcella, anticipa la fattura ufficiale ma non ha valore fiscale e permette di correggere errori prima del documento definitivo. La fattura immediata è la più comune: va emessa il giorno dell'operazione e inviata al cliente entro 12 giorni. La differita si collega ai Documenti di Trasporto e va emessa entro il 15° giorno del mese successivo alla consegna. La fattura d'acconto documenta una somma già incassata, e va emessa entro la data del pagamento. L'anticipata, a differenza della pro-forma, è completa e conforme alla normativa. Quella semplificata, prevista dall'art. 21-bis del DPR 633/72, ha un tetto di 400 euro Iva inclusa, contiene meno dati ed è valida tranne che per le cessioni intracomunitarie.

Ci sono poi le fatture intracomunitarie, per i soggetti residenti nell'Unione Europea, e l'autofattura, emessa dal soggetto stesso per regolarizzare operazioni fiscali. Per i campioni gratuiti non si applica l'Iva; per gli omaggi dipende dalla rilevanza per l'attività dell'impresa. La fattura cointestata serve quando i beneficiari sono più d'uno. Le note di credito e di debito correggono importi superiori o inferiori a quelli concordati. La fattura accompagnatoria unisce dati fiscali e informazioni sul trasporto; il DDT la precede e va conservato a norma.

Per farsi capire dallo SdI servono codici, descritti nelle specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate. Il Codice Destinatario, alfanumerico di 7 caratteri, vale per i privati. Per la Pubblica Amministrazione si usa il CUU, di 6 caratteri, insieme a CIG (10 caratteri, traccia i pagamenti dei contratti da gara), CUP per i progetti di investimento pubblico e IPA per identificare l'ente. Poi i codici TD, da TD01 (fattura) a TD27 (autoconsumo o cessioni gratuite senza rivalsa), i codici Natura Iva da N1 a N7 e i codici RT01-RT06 per le ritenute previdenziali.

Resta da verificare un punto pratico: che software e procedure di archiviazione garantiscano la conservazione a norma per i dieci anni richiesti.